Fundacja Solidarności Międzynarodowej z siedzibą w Warszawie zaprasza do złożenia oferty na realizację Zamówienia, którego przedmiotem jest usługa doradcza polegająca na przeprowadzeniu badania ewaluacyjnego drugiej edycji projektu stażowego „Dobre Zarządzanie”. 

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 

Przedmiotem zamówienia jest usługa doradcza polegająca na zaplanowaniu i przeprowadzeniu ewaluacji drugiej edycji projektu stażowego „Dobre Zarządzanie” oraz przedstawieniu raportu w języku polskim.   

Opis i cele projektu  

Projekt polega na tworzeniu warunków do wzmocnienia kompetencji samorządów ukraińskich w zakresie zmian sektorowych na tle akcesji Ukrainy do UE. Przestrzenią służącą do tego będą  7-tygodniowe staże dla pracowników ukraińskich jednostek samorządu terytorialnego w polskich gminach. W projekcie uczestniczyć będą przedstawiciele samorządów terytorialnych do 50 tys. mieszkańców z obu państw. Projekt obejmie trzy działania: rekrutację uczestników, działania przygotowawcze (kurs języka polskiego, webinaria na temat modelu samorządu terytorialnego w Polsce, procesu akcesji do UE, zarządzania projektami) oraz realizację staży. Jest drugą edycją programu stażowego realizowaną przez FSM. 

Celem projektu jest wzmocnienie funkcjonowania ukraińskich samorządów jako kluczowych podmiotów budujących niezależność państwa i społeczeństwa oraz ważnych aktorów w procesach odbudowy Ukrainy i przygotowania do akcesji do UE.  

Szczegółowe cele projektu to: 

1. Wzmocnienie kompetencji ukraińskich samorządów terytorialnych w zakresie wdrażania środków zewnętrznych i polityk sektorowych;

2 Zainspirowanie samorządowców ukraińskich do wprowadzenia nowych rozwiązań zarządczo-organizacyjnych w JST, w których pracują. 

Podstawowe informacje o projekcie:  

• liczba stażystów – 35 kandydatów na stażystów w okresie przygotowania oraz 25 zakwalifikowanych do odbycia stażu po okresie przygotowawczym 
• liczba samorządów goszczących (cała Polska) – 25  
• czas trwania stażu: 7 tygodni, 21.08 – 06.10.  

• działania objęte ewaluacją trwają od 6.04.2023 do 6.10.2023.  
• spotkanie inauguracyjne dla stażystów i przedstawicieli polskich samorządów w dniach 21-23.08.2023, Lublin 
• spotkanie podsumowujące z konferencją w dniach 27-30.09.2023, okolice Warszawy      

 

TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA  

Lipiec (dokładna data rozpoczęcia do uzgodnienia) – 26 października 2023 

WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA  

Obszary badawcze objęte zamówieniem – ocena efektywności stażu jako instrumentu FSM w czterech kluczowych obszarach:    

1. Zwiększenie wiedzy i kompetencji zawodowych stażystów i stażystek;   

1. Wykorzystanie doświadczenia (uwzględniającego pomysły, praktyki, projekty, potencjalne szanse i bariery) z udziału w programie staży do wprowadzania nowych rozwiązań zarządczo-organizacyjnych w ukraińskich jednostkach samorządu terytorialnego;  

1. Rozwój programu staży w przyszłości – rekomendacje osób prowadzących ewaluacje uwzględniające perspektywy stażystek i stażystów oraz polskich JST;    

1. Proces organizacji staży przez FSM;    

Pytania badawcze – wymagane minimum: 

1. Jakie kompetencje (tj. wiedzę, umiejętności, postawy) rozwinęły osoby z Ukrainy uczestniczące w stażach? 

1. Jakie czynniki wpływały na skuteczność staży w zakresie rozwoju kompetencji? 

1. Jak działania przygotowawcze przed rozpoczęciem staży wpływały na rozwój kompetencji? Na ile były spójne/przydatne z programem staży? 

1. Jak uczestnictwo w projekcie wpłynęło na pomysły i projekty dotyczące wprowadzenia nowych rozwiązań zarządczo-organizacyjnych w hromadach? Zidentyfikowanie konkretnych zadań w ramach staży i jak mogą się przełożyć się na działania po ich zakończeniu. 

1. Jakie czynniki sprzyjają, a jakie przeszkadzają opracowaniu przez stażystów planów i wdrożenia nowych rozwiązań zarządczych w ich samorządach w Ukrainie? 

1. Jakie czynniki sprzyjają, a jakie przeszkadzają opracowaniu przez stażystów projektów związanych z tematem stażu w ich samorządach w Ukrainie? 

1. Jakie czynniki i w jaki sposób wpływają na współpracę stażysty i mentora?  

1. W jaki sposób projekt staży wpłynął na polskie samorządy? 

 

Zamawiający oczekuje propozycji do 5 pytań badawczych ze strony Wykonawcy. Uzgodnienie ostatecznych pytań badawczych Zamawiający przeprowadzi z Wykonawcą po podpisaniu umowy (przed złożeniem raportu metodologicznego). 

Sposób realizacji badania – minimum metodologiczne wymagane przez Zamawiającego obejmuje:  

1. analizę danych zastanych;  

1. indywidualne wywiady pogłębione z przedstawicielami samorządów ukraińskich i polskich oraz kadry zarządzającej projektem;  

1. wywiady CAWI lub CATI ze wszystkimi stażystami i przedstawicielami samorządów polskich (50 % efektywnie wypełnionych ankiet, Zamawiający wymaga udokumentowanego przynajmniej 3-krotnengo kontaktu celem przypomnienia o badaniu). 

Powyższe minimum metodologiczne Wykonawca powinien rozszerzyć w raporcie metodologicznym.    

Produkty i raportowanie:   

Wykonawca dostarczy Fundacji Solidarności Międzynarodowej:  

1. Raport metodologiczny w języku polskim, max 12 stron, który będzie zawierał harmonogram badania, szczegółową koncepcję badania ewaluacyjnego, w tym: opis metod, technik i narzędzi badawczych, opis kategorii badanych osób (wyłonionych spośród osób odpowiedzialnych za zarządzanie projektem, osób współpracujących z zespołem zarządzającym oraz grupy docelowej).  

1. Raport ewaluacyjny (końcowy) w języku polskim, max 100 stron, który będzie składał się z następujących elementów:  

• opis przedmiotu ewaluacji (opis celu i zakresu badania);  
• kryteria oceny i pytania badawcze;  

• opis zastosowanej metodologii badawczej;  
• opis przebiegu badania ewaluacyjnego i ograniczeń (problemów) napotkanych w toku jego realizacji;  
• opis wyników badania ewaluacyjnego;  
• wnioski i rekomendacje dotyczące przyszłych działań w tym zakresie;   

1. Prezentację Power Point zawierającą kluczowe wyniki i rekomendacje, pomiędzy 25 a 35 slajdów.     

POZOSTAŁE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA 

1. Miejsce realizacji zadania: Polska, dopuszczalna forma on-line  

1. Forma zatrudnienia: dowolna. W zależności od formy zatrudnienia: faktura lub rachunek;   

1. Wynagrodzenie będzie zapłacone jednorazowo po zaakceptowaniu raportu końcowego przez Zamawiającego.     

Harmonogram realizacji zamówienia: 

1. Przedstawienie raportu metodologicznego w ciągu 2 tygodni od podpisania umowy. 

1. Przedstawienie pierwszej wersji raportu 16.10.2023. Zamawiający przekaże uwagi w ciągu 2 dni roboczych.    

1. Przedstawienie końcowej wersji raportu w nieprzekraczalnym terminie do 26.10.  

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU   

Wymagane doświadczenia usługodawcy: 

1. co najmniej 3 lata doświadczenia i min. 5 projektów w realizacji projektów ewaluacji (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy ze wskazaniem nazw projektów oraz nazwy Zleceniodawcy),    

1. co najmniej 3 lata doświadczenia i min. 5 projektów w wykorzystywaniu technik ilościowych w projektach ewaluacji (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy ze wskazaniem nazw projektów oraz nazwy Zleceniodawcy),      

1. co najmniej 3 lata doświadczenia i min 5 projektów w wykorzystywaniu technik jakościowych w projektach ewaluacji (potwierdzone oświadczeniem Wykonawcy ze wskazaniem nazw projektów oraz nazwy Zleceniodawcy),         

1. znajomość języka polskiego i ukraińskiego na poziomie C1 lub jako język ojczysty jeden z wymienionych, a drugi udokumentowany certyfikatem.  Znajomość języka ukraińskiego jest wymagana w celu prowadzenie wywiadów IDI oraz analizy danych zastanych.     

Pozostałe wymagania: 

1. Rekomendowana jest obecność ewaluatora podczas spotkania podsumowującego (27-30.09.2023). Zamawiający oczekuje realizacji wywiadów indywidualnych z minimum 12 stażystami i 12 mentorami.   

1. W związku z ogólnounijnym zakazem udziału rosyjskich wykonawców w zamówieniach i koncesjach udzielanych w państwach członkowskich Unii Europejskiej zakazane jest udzielanie zamówień na rzecz lub z udziałem:  

1. obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji; 

1. osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a) niniejszego ustępu; lub 

1. osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego ustępu, w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia. Podstawa prawna: rozporządzenie Rady Unii Europejskiej (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). 

Wybranemu oferentowi, przed podpisaniem umowy, zostanie wysłana do wypełnienia ankieta, na podstawie której Zamawiający będzie mógł sprawdzić obecność Oferenta i jego beneficjentów rzeczywistych – na listach sankcyjnych etc.    

 

KRYTERIA OCENY OFERT 

Cena – 100%    

 

OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY  

1. Cenę brutto należy określić w złotych polskich w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.  

1. Cena usługi powinna obejmować wszystkie koszty ponoszone przez Zamawiającego w ramach świadczonej przez Wykonawcę usługi (podatek VAT lub wynikające z obowiązujących przepisów prawa obowiązkowe składki ZUS Wykonawcy oraz Zamawiającego — Płatnika), kosztów ewentualnych podróży (o ile nie zostały dodatkowo zlecone przez Zamawiającego), sprzętu komputerowego, łączności telefonicznej i internetowej oraz oprogramowania niezbędnego dla wykonania zamówienia.  

1. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. 

 

OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ NASTĘPUJĄCE DANE:  

1. dane teleadresowe (nazwisko i imię/nazwa firmy, adres siedziby i adres do korespondencji, adres e-mail, dane osób do kontaktu wraz z numerem telefonu i adresem e-mailowym, a w przypadku firm dodatkowo numery NIP, REGON, KRS, jeśli dotyczy); 

1. opis doświadczenia usługodawcy, o którym mowa w punkcie „Wymagane doświadczenie usługodawcy” 

1. ofertę cenową- – prosimy podać cenę w brutto w złotych – łącznie za całą usługę oraz z wyszczególnieniem poszczególnych elementów oferty; 

1. termin realizacji zamówienia; 

1. termin ważności oferty nie krótszy niż 30 dni od daty złożenia; 

1. warunki płatności. 

1. oferta powinna być podpisana ręcznie i zeskanowana w plik pdf lub podpisana za pomocą podpisu kwalifikowanego.  

 

Pytania dotyczące oferty prosimy wysyłać również na adres: katarzyna.wachowicz@solidarityfund.pl w tytule maila zaznaczając nr zapytania ofertowego.     

Informacja o wyniku Postępowania zostanie ogłoszona na stronie internetowej oraz przesłana na adres e-mail wskazany przez Wykonawcę w ofercie.     

 

Zapytanie nie jest Postępowaniem o Udzielenie Zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Fundacji do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Fundacja zastrzega sobie prawo do rezygnacji z Zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.   

 

Informujemy, że administratorem danych osobowych przekazanych w ramach niniejszego postepowania jest Fundacja Solidarności Międzynarodowej z siedzibą w Warszawie, ul. Mysłowicka 4, 01-612 Warszawa. Usługodawca oświadcza, że wypełnił obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub art. 14 RODO w stosunku do danych osób fizycznych, których dane osobowe zostały bezpośrednio (pracownicy, współpracownicy) lub pośrednio (osoby trzecie) pozyskane i udostępnione w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia w ramach postępowania ofertowego prowadzonego przez Fundację Solidarności Międzynarodowej. Podanie danych osobowych osób fizycznych w zakresie niezbędnym do realizacji przeprowadzenia postepowania jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w zapytaniu ofertowym. Osobom fizycznym – podmiotom danych osobowych przysługuje prawo dostępu do danych oraz prawo sprostowania podanych danych. W odniesieniu do danych podanych dobrowolnie, ale nie niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, podmiotom danych przysługuje prawo ograniczenia przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie oraz prawo do żądania usunięcia przetwarzanych danych. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie prawa lub zgody przed jej wycofaniem. Osobom fizycznym- podmiotom danych przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie). Informujemy, że Fundacja Solidarności Międzynarodowej wyznaczyła inspektora ochrony danych osobowych, z którym można kontaktować się pod adresem email: iod@solidarityfund.pl