Zgłaszanie nieprawidłowości
W FSM dbamy o najwyższe standardy działania i postępujemy zgodnie z obowiązującym prawem, wewnętrznymi regulacjami oraz standardami zarządzania i współpracy rozwojowej. Etyka i odpowiedzialność są dla nas kluczowe we wszystkich obszarach działalności Fundacji. Zachęcamy do zgłaszania wszelkich uwag i zastrzeżeń dotyczących naszej pracy.
Dwie ścieżki zgłaszania:
Zgłoszenia bezpośrednie
Jeśli zauważysz działania mogące wskazywać na nieprawidłowości, nieetyczne lub inne niewłaściwe praktyki – skontaktuj się z nami:
Fundacja Solidarności Międzynarodowej
ul. Tadeusza Czackiego 7/9/11, 00-043 Warszawa
sekretariat@solidarityfund.pl
+48 222 90 66 22,
Poniedziałek–piątek, godz. 8:00–16:00
Zgłoszenia anonimowe
Jeśli chcesz pozostać anonimowy/-a lub obawiasz się o swoje bezpieczeństwo, możesz zgłosić sprawę do Niezależnego Rzecznika, działającego poza strukturą Fundacji.
Aby zachować anonimowość, zgłoszenie powinno:
- być złożone w dobrej wierze,
- opierać się na przekonaniu o prawdziwości informacji,
- nie zawierać fałszywych oskarżeń,
- nie służyć uzyskaniu osobistych korzyści.
Informujemy, że jesteśmy w trakcie poszukiwania nowego rzecznika dla FSM - kontakt podamy niezwłocznie.
Jakie sprawy możesz zgłaszać Rzecznikowi:
- pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu,
- korupcję, nepotyzm i inne nadużycia,
- kradzież lub działania na szkodę Fundacji, jej partnerów lub wykonawców,
- nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień, dotacji, rekrutacji lub pomocy humanitarnej,
- celowe ukrywanie lub niezgłaszanie informacji o powyższych sprawach.
Jakich spraw Rzecznik nie rozpatruje:
- skarg pracowniczych oraz naruszeń praw pracowniczych,
- przypadków dyskryminacji, mobbingu, molestowania, zastraszania,
- wypadków przy pracy,
- naruszeń ochrony danych osobowych i cyberbezpieczeństwa,
- odwołań w procedurach zamówieniowych i grantowych.
W takich przypadkach obowiązują odrębne procedury.
Zgłoszenia dotyczące ochrony danych osobowych należy kierować do:
iod@solidarityfund.pl
Co dzieje się po zgłoszeniu?
- W ciągu 10 dni Rzecznik wstępnie analizuje sprawę.
- Jeśli uzna, że zgłoszenie wymaga dalszych działań, przekazuje je Fundacji – zachowując anonimowość zgłaszającego.
- Jeśli uzna zgłoszenie za niewiarygodne, informuje o tym Ciebie oraz Fundację.
- Fundacja może przeprowadzić wewnętrzne postępowanie i przygotować raport z rekomendacjami.
Decyzję o dalszych działaniach podejmuje Prezes Fundacji (lub Rada Fundacji – jeśli sprawa dotyczy Prezesa).
Rzecznik ma również prawo zawiadomić odpowiednie organy ścigania, jeśli zachodzi podejrzenie przestępstwa.
Podstawy prawne
Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych przy przyjmowaniu i procedowaniu zgłoszeń od sygnalistów:
- Podstawą przetwarzania danych osobowych w związku z przyjęciem, weryfikacją i obsługą zgłoszenia, prowadzeniem działań następczych oraz dokumentowaniem tych czynności jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (realizacja obowiązku prawnego). Jeżeli w ramach zgłoszenia lub działań następczych przetwarzane są szczególne kategorie danych osobowych, podstawą ich przetwarzania jest dodatkowo art. 9 ust. 2 lit. g RODO (ochrona ważnego interesu publicznego). W zakresie, w jakim zgłoszenie obejmuje dane dotyczące czynów zabronionych lub wyroków skazujących, dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów, z uwzględnieniem art. 10 RODO.
- Jeżeli po wstępnej analizie okaże się, że zgłoszenie nie mieści się w zakresie ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów lub nie podlega rozpoznaniu w trybie wewnętrznej procedury zgłoszeń, dane osobowe zawarte w zgłoszeniu mogą być dalej przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do właściwego zakwalifikowania sprawy i jej rozpoznania w odpowiednim trybie. W takim przypadku podstawę dalszego przetwarzania danych osobowych ustala się stosownie do celu i charakteru sprawy, w szczególności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego administratora, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, obejmującego wyjaśnienie zgłoszenia, ochronę praw i interesów administratora, zapewnienie zgodności z prawem i regulacjami wewnętrznymi oraz dochodzenie lub obronę przed roszczeniami. W przypadku szczególnych kategorii danych osobowych lub danych dotyczących czynów zabronionych podstawę przetwarzania należy ustalić odrębnie, z uwzględnieniem art. 9 lub art. 10 RODO.
- W powyższych procedurach nie stosujemy jako podstawy art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgody osoby, której dane dotyczą.