ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZO/2020/18
Fundacja Solidarności Międzynarodowej z siedzibą w Warszawie zaprasza do złożenia oferty na realizację zamówienia publicznego, realizowanego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych, którego przedmiotem jest:
zakup usługi doradztwa mentorskiego dla mediów regionalnych i lokalnych z Europy Wschodniej.
1. Obowiązki w ramach oczekiwanego zamówienia.
Oczekuje się, że Usługodawca będzie pełnił rolę mentora dla jednej lub więcej organizacji medialnych. Poszukiwane obszary doradztwa zostały wymienione w Tabeli nr 1. Doradztwu w ramach jednego obszaru odpowiadać będzie praca z jedną organizacją medialną w okresie realizacji zamówienia.
Realizacja zlecenia odbywać się będzie w trybie zdalnym, poprzez platformy komunikacyjne wcześniej ustalone z Zamawiającym.
Rolą mentora dla danego medium w ramach realizowanego tematu będzie:
a) Identyfikacja wraz z daną organizacją medialną jej bieżącej sytuacji, problemów do rozwiązania oraz uwarunkowań działania,
b) Ustalenie z daną organizacją planu działań usprawniających, których część efektów będzie widoczna na koniec okresu realizacji Zamówienia Publicznego,
c) Monitoring i konsultacje w trakcie realizacji przez medium planu działań,
d) Sporządzenie raportu z wykonania usługi oraz postępów danego medium we wdrażaniu zaproponowanych zmian.
W odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe, możliwe jest złożenie oferty na realizację w ramach zamówienia kilku lub więcej obszarów wymienionych w Tabeli nr 1, przy zachowaniu limitu 1-3 obszarów przypadających na jednego eksperta. Oferta (w tym wycena, opis doświadczenia) powinna zostać złożona z uwzględnieniem podziału (wg doświadczenia oferenta i ceny) na wskazane w niej obszary i według niego będzie rozpatrywana.
Tabela nr 1
| L.p. | Temat | Liczba mediów |
| 1. | Analiza odbiorców oraz konkurencyjności radia na rynku reklamodawców w regionie. Stworzenie strategii monetyzacji medium na 3, 6 i 12 miesięcy. | 1 |
| 2. | Współpraca z reklamodawcami w warunkach kryzysu pandemii COVID-19. | 1 |
| 3. | SMM i SEO dla strony www medium i sieci społecznościowych, monetyzacja sieci społecznościowych. | 1 |
| 4. | Pomoc merytoryczna w zakresie tematyki i emisji specjalnych wydań gazety; konsultacje w zakresie poszukiwania alternatywnych źródeł finansowania i pozyskiwania reklam. | 1 |
| 5. | Sprzedaż reklamy radiowej i na stronie internetowej – z użyciem nowych form i metod. | 1 |
| 6. | Wypracowanie planu działań i strategii rebrandingu strony internetowej gazety. Przykłady sukcesów w rozwoju i modernizacji witryn regionalnych. | 1 |
| 7. | Konsultacja w zakresie przygotowania jakościowych materiałów w ramach gatunku dziennikarstwa rozwiązań. | 1 |
| 8. | Opracowanie strategii biznesowej rozwoju gazety w trakcie i po ustaniu pandemii COVID-19. | 1 |
| 9. | Sposoby efektywnej pracy zdalnej redakcji (planowania, komunikacji w zespole, motywowania pracowników, komunikacji z bohaterami artykułów, tworzenia atrakcyjnych treści). | 1 |
2. Oczekiwany termin realizacji zamówienia publicznego
30.06-30.08.2020
3. Limit kwoty zamówienia:
7000 zł brutto/obszar
Cenę*) należy określić w walucie PLN w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku. Cenę należy podać w ujęciu całkowitym.
*) Cena powinna obejmować wszystkie koszty ponoszone przez Zamawiającego w ramach świadczonej przez Wykonawcę usługi (podatki i/ lub wynikające z obowiązujących przepisów prawa podatki, składki ZUS Wykonawcy oraz Zamawiającego — Płatnika), a także koszty łączności komórkowej i internetowej oraz oprogramowania.
Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN lub w innej walucie w zależności od miejsca rezydencji podatkowej Wykonawcy w odniesieniu do aktualnego kursu NBP tej waluty.
4. Warunki udziału w postępowaniu:
4.1. Wymagane doświadczenie usługodawcy:
a) doświadczenie w pracy w państwach Partnerstwa Wschodniego,
b) co najmniej 5-letne doświadczenie w pracy z mediami lub w mediach,
c) doświadczenie w wybranej tematyce i pracy doradczej dla mediów (co najmniej 2 zrealizowane zlecenia),
d) gotowość realizacji usługi w terminie wskazanym w punkcie 2 Zapytania Ofertowego,
e) biegła znajomość jęz. rosyjskiego, znajomość innych języków regionu Europy Wschodniej w tym ukraińskiego będzie atutem.
4.2. Oferty usługodawców nie spełniające minimalnych kryteriów zostaną odrzucone z przyczyn formalnych.
5. Kryteria oceny ofert:
a) Suma punktów możliwych do uzyskania – 70
• Stopień spełnienia przez oferenta wymogów wymienionych w punkcie 4.1 Zapytania Ofertowego w stosunku do realizowanego tematu i medium, w porównaniu do innych ofert – do 30 pkt
• Kształt planowanego procesu pracy oraz metod, w porównaniu do innych ofert – do 10 pkt
• Cena usługi – do 30 pkt
Ocena punktowa w ramach kryterium „cena usługi” zostanie obliczona zgodnie ze wzorem:
C= Cmin/Cbad x 30 punktów
gdzie:
Cmin – oznacza najniższą zaproponowaną cenę
Cbad – oznacza cenę badanej oferty
C – liczbę punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium cena w zaokrągleniu do pełnej liczby.
b) Składowe oferty dotyczące różnych tematów mentoringu oceniane będą oddzielnie.
6. Oferta powinna zawierać następujące dane:
1) dane teleadresowe (firma, adres siedziby, adres do korespondencji, adres e-mail, NIP, REGON, KRS, dane osób do kontaktu wraz z numerem telefonu lub adresem
e-mail),
2) imię, nazwisko i opis doświadczenia mentora – maks. 2000 znaków/obszar, CV z wyszczególnieniem doświadczenia w obszarach podanych w zamówieniu i krajów realizacji przeszłych zleceń, ew. odnośniki do wykonanych prac,
3) krótki opis planowanego procesu oraz metod pracy (osobno dla każdego wybranego obszaru) – maks. 2000 znaków/obszar,
4) ofertę cenową – oczekiwaną stawkę brutto w PLN) (osobno dla każdego z wybranych obszarów),
5) termin realizacji zamówienia,
6) termin ważności oferty nie krótszy niż 30 dni od daty jej złożenia,
7) warunki płatności.
6.2 Oferty usługodawców nie spełniające minimalnych kryteriów zostaną odrzucone z przyczyn formalnych.
6.3 Cena usługi powinna zawierać wszystkie koszty związane z jej realizacją.
7. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną do dnia 23.06.2020 do godziny 10:00 CET z tytułem „Oferta- ZO/2020/18”
na adres: sekretariat@solidarityfund.pl
Informacja o wyniku postępowania dotyczącego wyboru ekspertów zostanie przekazana oferentom za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz zostanie umieszczona na stronie internetowej Fundacji. Fundacja zakłada wybór kilku ofert dla zapewnienia mediom wsparcia mentorskiego w ramach każdego z obszarów wymienionych w Tabeli nr 1.
Informujemy, że administratorem danych osobowych przekazanych w ramach niniejszego postepowania jest Fundacja Solidarności Międzynarodowej z siedzibą w Warszawie, ul. Wołodyjowskiego 69a, 02-724 Warszawa. Wykonawca oświadcza, że wypełnił obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub art. 14 RODO w stosunku do osób fizycznych, których dane osobowe zostały bezpośrednio (pracownicy, współpracownicy) lub pośrednio (osoby trzecie) pozyskane i udostępnione w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia ZO/2020/18 w ramach postępowania ofertowego prowadzonego przez Fundację Solidarności Międzynarodowej. Podanie danych osobowych osób fizycznych w zakresie niezbędnym do realizacji przeprowadzenia postepowania jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w zapytaniu ofertowym. Osobom fizycznym – podmiotom danych osobowych przysługuje prawo dostępu do danych oraz prawo sprostowania podanych danych. W odniesieniu do danych podanych dobrowolnie, ale nie niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, podmiotom danych przysługuje prawo ograniczenia przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie oraz prawo do żądania usunięcia przetwarzanych danych. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie prawa lub zgody przed jej wycofaniem. Osobom fizycznym- podmiotom danych przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie). Informujemy, że Fundacja Solidarności Międzynarodowej wyznaczyła inspektora ochrony danych osobowych, z którym można kontaktować się pod adresem email: iod@solidarityfund.pl