Персональні дані

Персональні дані

у Представництві Фонду міжнародної солідарності в Україні

Цей документ описує правила опрацювання персональних даних Представництвом Фонду міжнародної солідарності в Україні. Крім того, він описує права осіб, чиї дані обробляє Фонд, а також правила, за якими можна реалізувати ці права. Цей документ відповідає нормам загального регламенту про захист персональних даних 679/2016 (GDPR).

Зміст

ТЕРМІНИ.. 2

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ.. 3

Хто відповідальний за опрацювання персональних даних?. 3
На якій правовій підставі відбувається опрацювання персональних даних у Представництві?. 3
Як довго триває опрацювання персональних даних?. 4
Які Ви маєте права у зв’язку з опрацюванням Фондом Ваших персональних даних?. 4
Чи може Фонд передавати персональні дані інших суб’єктам?. 5
Чи Фонд опрацьовує персональні дані поза Європейською економічною зоною?. 6

ІНФОРМАЦІЯ ЩОДО ОПРАЦЮВАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ НА ІНТЕРНЕТ-СТОРІНЦІ ТА В СОЦІАЛЬНИХ МЕРЕЖАХ ФОНДУ.. 6

Відвідувачі інтернет-сторінки Фонду. 6
Фонд і соціальні мережі 7

Співпраця з Facebook: 7
Співпраця з Twitter: 7
Співпраця з YouTube (Google): 7
Звідки Фонд отримує дані у зв’язку зі співпрацею з надавачами соціальних мереж?. 8
Як і чому Фонд використовує дані у зв’язку зі співпрацею з надавачами соціальних мереж?. 8
Хто може мати доступ до даних?. 9

ПОЛІТИКА COOKIES.. 9

Що таке Cookies?. 9
Як і чому Фонд використовує Cookies?. 9
Управління Cookies. 10

ІНФОРМАЦІЯ ЩОДО ОПРАЦЮВАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ В ОКРЕМИХ ПРОЦЕСАХ, ЯКІ РЕАЛІЗОВУЄ ФОНД.. 10

I. Опрацювання персональних даних у грантових і партнерських проєктах, які реалізує Фонд — інформація для Заявників (контактних осіб і представників Заявників). 10

II. Опрацювання персональних даних у грантових і партнерських проєктах, які реалізує Фонд. 11

III. Опрацювання персональних даних у рамках подачі заявки на спостережні місії, навчання, курси й інші події, які організовує Фонд — інформація для Кандидатів і Учасників. 12

Етап набору Кандидатів на події 13
Етап реалізації події — опрацювання даних Учасників події 13

IV. Ведення справ про виконання замовлення в рамках законодавства про державні закупівлі (ЗДЗ) 13V. Ведення справ про виконання замовлення в інших випадках, ніж ЗДЗ. 14

VI. Опрацювання даних у процесі набору Кандидатів у працівники і осіб для співпраці 15

VII. Опрацювання персональних даних працівників. 16

VIII. Опрацювання персональних даних осіб, із якими Фонд співпрацює. 16

IX. Опрацювання даних у зв’язку з процедурою викриття (повідомлення про порушення й захисту викривачів) 17

ТЕРМІНИ

Терміни, що використовуються в цьому документі, означають:

опрацювання даних — в розумінні ст. 4 п. 2) GDPR це операція або низка операцій з персональними даними або картотеками персональних даних з використанням автоматизованих засобів або без них, такі як збирання, реєстрація, організація, структурування, зберігання, адаптація чи зміна, завантаження, ознайомлення, використання, розкриття через передавання, розповсюдження чи надання іншим чином, упорядкування чи комбінування, обмеження, стирання чи знищення,
персональні дані (далі також «дані») — в розумінні ст. 4 п. 2) GDPR це будь-яка інформація щодо ідентифікованої чи такої, яку можливо ідентифікувати, фізичної особи («особи, якої стосуються дані»); фізична особа, яку можна ідентифікувати, це та, чию особу можна встановити безпосередньо чи опосередковано,
суб'єкт даних — це ви й будь-яка інша особа, чиї дані опрацьовуються,
GDPR — Регламент (ЄС) 2016/679 Європейського парламенту та Ради від 27 квітня 2016 року про захист фізичних осіб у зв'язку з опрацюванням персональних даних і про вільний рух таких даних, та про скасування Директиви 95/46 / EC (Загальний регламент про захист даних).

Якщо ви бажаєте знати деталі отримання й використання Фондом персональних даних, ознайомтесь із цим документом.

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

Хто відповідальний за опрацювання персональних даних?

За працювання ваших даних відповідає Представництво Фонду міжнародної солідарності в Україні, 04073, м. Київ, вул. Сирецька, буд. 38 («Представництво»), яке є їхнім адміністратором у розумінні ст. 4. п. 7 GDPR.

Представництво призначило Інспектора з захисту персональних даних, з яким ви можете зв’язатися у будь-якій справі, пов’язаній із опрацюванням Представництвом ваших персональних даних за адресою: iod_ua@solidarityfund.pl

Фонд опрацьовує персональні дані виключно з метою виконання місії та цілей, прописаних у його статуті, тобто в рамках залучення до співпраці для розвитку на користь інших держав, а також на потреби функціонування самої організації.

На якій правовій підставі відбувається опрацювання персональних даних у Представництві?

Фонд може опрацьовувати персональні дані, як т.зв. звичайні, так і дані спеціальних категорій, що включають політичні погляди, світогляд та інші дані, оприлюднення яких може становити високу загрозу для прав і свободи суб’єктів даних.

У випадку т.зв. звичайних даних ми можемо опрацьовувати Ваші дані на таких підставах:

опрацювання відбувається після отримання Вашої згоди — підставою є надана згода, тобто ст. 6 пар. 1 а) GDPR або
опрацювання відбувається для вжиття дій до укладення договору з Вами, а також для виконання цього договору чи іншого контракту, сторонами в якій виступаєте Ви і Фонд — підставою є ст. 6 пар. 1. b) GDPR.
опрацювання є необхідним для дотримання встановленого законом зобов’язання, яке поширюється на Фонд (напр., норми закону про працю, норми у сфері страхування та податкові норми) — підставою є ст. 6 пар. 1. c) GDPR у поєднанні з відповідними нормами закону.
опрацювання є необхідним для цілей законних інтересів Фонду, пов’язаних із реалізацією наших статутних завдань — підставою є ст. 6 пар. 1 f) GDPR. Окрім випадків, коли над такими інтересами переважають Ваші інтереси фундаментальних прав і свобод, що вимагають охорони персональних даних, особливо, якщо суб’єктом даних є дитина.

У разі спеціальних категорій персональних даних:

опрацювання є необхідним для цілей виконання обов’язків щодо працевлаштування робітників та інших осіб, а обсяги опрацювання даних визначені нормами — підставою є ст. 9 пар. 2. b) GDPR у поєднанні з відповідними нормами закону,
опрацювання відбувається після отримання Вашої чіткої згоди — підставою є надана згода, тобто ст. 9 пар. 2 а) GDPR.

Як довго триває опрацювання персональних даних?

Опрацювання персональних даних відбувається протягом 6 років, окрім випадків, коли інші терміни опрацювання передбачені контрактами, щодо яких Фонд має зобов’язання, чи нормами польського законодавства. У такому випадку Фонд детально поінформує Вас про інші терміни опрацювання Ваших даних і про підстави подовження чи зменшення цих термінів.

Які Ви маєте права у зв’язку з опрацюванням Фондом Ваших персональних даних?

Протягом опрацювання Фондом Ваших персональних даних Ви маєте такі права, що виникають із норм GDPR:

Ви маєте право отримувати інформацію про опрацювання Ваших персональних даних (зокрема інформацію, з якою метою, на якій підставі і хто їх опрацьовує, а також кому вони були надані).
Ви маєте право звернутися до Фонду зі скаргою щодо опрацювання Ваших даних.
Ви маєте право контролювати свої дані та їхнє опрацювання згідно до повноважень, наданих ст. 15-22 GDPR у ситуаціях, коли ці права матимуть застосування, а саме:
- Ви маєте право вимагати доступу до персональних даних, зокрема отримувати інформацію про спосіб, мету й обсяги опрацювання даних, а також отримувати копії опрацьованих Фондом даних;
- Ви маєте право вимагати спростування чи корегування своїх персональних даних;
- Ви маєте право вимагати видалення своїх персональних даних чи виступити проти їхнього опрацювання. Фонд виконає вимогу в разі виникнення підстав, передбачених ст. 17 GDPR, а саме:
  - немає більше потреби в персональних даних для цілей, для яких Фонд їх збирав,
  - Ви відкликали згоду, на якій ґрунтується опрацювання даних і Фонд не має іншої законної підстави для опрацювання цих даних,
  - Ви заперечуєте проти опрацюванняперсональних даних і з боку Фонду немає жодних першочергових законних підстав для їх опрацювання,
  - персональні даніопрацьовували незаконно,
  - данінеобхідно видалити для дотримання встановленого законом зобов’язання або дані були зібрані у зв’язку з пропонуванням послуг інформаційного суспільства, скерованих до дитини;

Твоє право на видалення даних не стосується даних, опрацювання яких ґрунтується на встановленому законом зобов’язанні, або даних, опрацювання яких має на меті формування, здійснення або захисту правових претензій;

Ви маєте право подати заявку на обмеження опрацювання Ваших персональних даних. Фонд виконає вимогу в разі наявності передбачених ст. 18 GDPR підстав, а саме:
Ви помітите неточності в даних — обмеження здійснюється на період перевірки Фондом точності цих даних,
опрацюванняє незаконним, але Ви не хочете, щоб Фонд їх видаляв,
Фонду більше не потрібні персональні дані, але можуть бути потрібними Вам для формування, здійснення або захисту правових претензій,
Ви заперечите проти опрацюваннясвоїх персональних даних — обмеження застосовуватиметься на час перевірки, чи переважають законні підстави Фонду над підставами суб’єкта даних для заперечення проти опрацювання;
Ви маєте право на передавання своїх даних, якщо опрацювання даних відбувається на підставі Вашої згоди або це необхідно для укладання і виконання договору, в якій Ви виступаєте однією зі сторін;
Ви маєте право заперечити проти опрацювання персональних даних, якщо опрацювання відбувається на підставі законних інтересів Фонду;
Ви маєте право відкликати надану згоду на опрацювання персональних даних у будь-який момент, при цьому відкликання згоди не впливає на законність дій, реалізованих до відкликання згоди.

Для реалізації Ваших прав просимо звертатися до Представництва за посередництвом призначеного Інспектора із захисту персональних даних (електронна адреса: iod_ua@solidarityfund.pl) — нам важливо якнайефективніше захищати Ваші права.

Чи може Фонд передавати персональні дані інших суб’єктам?

Як правило, Фонд не передає Ваших персональних даних іншим суб’єктам. Але у деяких ситуаціях передача персональних даних може бути необхідною чи обов’язковою для досягнення мети опрацювання.

Суб’єкти, яким ми можемо передавати Ваші дані, включають такі категорії:

Партнери Фонду,
Фірми, які надають інформаційні послуги та здійснюють обслуговування серверів,
Фірми, які надають телекомунікаційні послуги,
Зовнішні юридичні консультанти,
Банки,
Страхові компанії,
Аудитори.

Фонд також може надавати персональні дані у відповідь на вимогу до Фонду від уповноважених державних і судових органів (напр., від прокуратури, судів, поліції, державних установ), а також на вимогу суб’єктів, які співфінансують його діяльність і контролюють, як він використовує кошти.

Чи Фонд опрацьовує персональні дані поза Європейською економічною зоною?

Представництво працює поза Європейською економічною зоною і опрацьовує Ваші дані поза ЄЕЗ. Представництво гарантує, що передавання даних поза ЄЕК завжди відбуватиметься з дотриманням норм GDPR і відповідно до законодавства.

ІНФОРМАЦІЯ ЩОДО ОПРАЦЮВАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ НА ІНТЕРНЕТ-СТОРІНЦІ ТА В СОЦІАЛЬНИХ МЕРЕЖАХ ФОНДУ

Відвідувачі інтернет-сторінки Фонду

Відвідуючи інтернет-сторінку Фонду, Ви залишаєтеся анонімними, допоки самі не вирішите інакше. Інформацію, що міститься в системних журналах (напр., IP-адреса), Фонд використовує в технічних цілях, пов’язаних із обслуговуванням серверів. Окрім цього, IP-адреси використовуються, щоб збирати загальні, демографічні дані для статистики, скажімо, регіон, з якого Ви підключаєтеся. Згідно з вищесказаним, надання персональних даних є добровільним, а відмова надати дані не спричиняє жодних наслідків для відвідувачів інтернет-сторінки.

На нашій сторінці ми використовуємо технології файлів «cookies» та їм подібних, які надалі фігуруватимуть під загальною назвою Cookies.

Правова підстава для збору Ваших персональних даних, джерелом яких є Cookies, — ст. 6. пар. 1. f) GDPR. Дані, що стосуються Cookies, використовуються, щоб:

підлаштувати сайт під індивідуальні налаштування відвідувача, напр., щодо вибору збереження Cookies у Вашому пристрої або щодо вибору мови,
проводити статистичний аналіз щодо відвідувачів інтерне-сторінки, напр., вивчати статистику відвідування сайту, що буде слугувати зокрема для створення стратегії розвитку й покращення його прозорості.

Опрацювання даних відбуватиметься до моменту досягнення цілей їх накопичення (вказаних вище), чи до моменту успішного розгляду заперечення проти їхнього опрацювання, чи до моменту видалення Cookies із Вашого пристрою, яким Ви користуєтесь, відвідуючи нашу інтернет-сторінку — залежно від того, що з цього станеться раніше.

Більше інформації про Cookies, зокрема про управління й видалення Cookies, можна знайти у розділі «Політики Cookies» нижче.

Фонд і соціальні мережі

Дані, які стосуються відвідувачів інтернет-сторінки Фонду, можуть також надходити під час використання опції входу за допомогою соціальних мереж, доступної на сайті.

Співпраця з Facebook:

Відповідно до тексту вироку Суду Європейського Союзу від 5 червня 2018 р. (пор. номер C-210/16), співадміністратором персональних даних відвідувачів сторінки Фонду у Facebook є Meta Platforms Ireland Ltd (раніше — Facebook Ireland Ltd; «Facebook»).

Окрім цього, відповідно до тексту вироку Суду Європейського Союзу від 29 липня 2019 р. (пор. номер C-40/17) Facebook також є співадміністратором персональних даних осіб, які використовують іконки-посилання Facebook, розміщені на інтернет-сторінці Фонду.

Мета й обсяги накопичення даних і подальше опрацювання й використання їх платформою Facebook, а також права й налаштування, які стосуються конфіденційності, можна знайти в політиці конфіденційності Facebook: https://www.facebook.com/policy.php.

Оскільки в рамках співпраці Фонду з Facebook здійснюється співадміністрування персональних даних, Ви маєте право на доступ до витягу з порозуміння, укладеного між Facebook і Фондом щодо спільного адміністрування. Витяг найважливішої інформації доступний за адресою: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum.

Співпраця з Twitter:

Суб’єкт, що несе спільну відповідальність за опрацювання персональних даних користувачів профілю Фонду на порталі Twitter.com, а також осіб, які використовують іконку-посилання Twitter на інтернет-сторінці Фонду, — це Twitter International Company з головним офісом в Ірландії («Twitter»).

Меті й обсяги накопичення даних та подальше опрацювання й використання їх платформою Twitter, а також права й налаштування щодо конфіденційності можна знайти в політиці конфіденційності Twitter: https://twitter.com/en/privacy.

Співпраця з YouTube (Google):

YouTube — це підрозділ компанії Google. Суб’єкт, що розділяє відповідальність за опрацювання персональних даних користувачів профілю Фонду в мережі YouTube.com, а також осіб, які використовують іконку-посилання YouTube на інтернет-сторінці Фонду, — це Google Ireland Limited («Google»).

Мета й обсяги накопичення даних та подальше опрацювання й використання їх платформою Google, а також права й налаштування щодо конфіденційності можна знайти в політиці конфіденційності Google: https://policies.google.com/privacy?hl=pl.

Звідки Фонд отримує дані у зв’язку зі співпрацею з надавачами соціальних мереж?

У рамках співпраці з надавачами соціальних мереж, Фонд частково отримує персональні дані прямо від користувачів своєї інтернет-сторінки, а частково — від профілів користувачів у цих мережах.

Там, де Фонд отримує дані безпосередньо від Вас, надання персональних даних є цілком добровільним, а відмова їх надавати не спричиняє для Вас жодних наслідків.

Ви можете користуватися інтернет-сторінкою і профілями Фонду у соціальних мережах, не надаючи жодних персональних даних і весь час залишаючись анонімними (у ситуації, коли Ви лише переглядаєте інтернет-сторінку чи будь-який профіль Фонду в цих мережах, не взаємодіючи з іконками-посиланнями чи з цими профілями).

Там, де Фонд отримує Ваші дані як користувачів Ваших профілів у соціальних мережах завдяки Вашій взаємодії з іконками-посиланнями, розкриттю підлягатимуть Ваші дані в формі анонімних статистичних зведень, опрацьованих надавачами соціальних мереж (Facebook, Twitter, Google).
Там, де Фонд отримує Ваші дані як користувачів з Ваших профілів у соціальних мережах завдяки взаємодії з профілем Фонду у цих соцмережах, розкриттю підлягатимуть усі дані, розміщені на Вашому профілі, позначені як «Публічні» або ті, доступ до яких ви чітко надасте Фонду за посередництвом свого профілю, обравши налаштування конфіденційності таким чином, що ми зможемо ознайомитися з ними. Як і у випадку іконок-посилань, у разі взаємодії із профілями Фонду в соціальних мережах, Фонд може також отримувати від надавачів соціальних мереж (Facebook, Twitter, Google) анонімні статистичні зведення опрацьовані з урахуванням також Ваших даних.

Як і чому Фонд використовує дані у зв’язку зі співпрацею з надавачами соціальних мереж?

Фонд опрацьовує Ваші дані з метою проведення аналізу, підбиття статистики й балансу, які слугуватимуть покращенню ефективності нашої діяльності й побудові стратегії розвитку — в абсолютній більшості така статистика створюється, ґрунтуючись на неперсональних чи анонімних даних. У деяких випадках можуть використовуватися персональні дані, отримані за допомогою Cookies. У випадку, коли для цієї мети будуть використовуватись персональні дані, їх опрацювання відбуватиметься за необхідності для цілей законних інтересів Фонду у вигляді проведення аналітичної і статистичної діяльності, що має на меті розвиток Фонду, а отже, на підставі ст. 6, пар. 1 f) GDPR (до моменту досягнення вищенаведених цілей чи до моменту успішного розгляду заперечення проти опрацювання даних, залежно від того, що з цього станеться раніше).

Персональні дані, які Ви розкриваєте в рамках профілю в соціальних мережах, будуть опрацьовуватись також із метою обміну інформації на тему Фонду і її роботи та ініціатив, а також інформування про діяльність Фонду, для цілей законних інтересів Фонду, тобто на підставі ст. 6, пар. 1 f) GDPR (до моменту успішного розгляду заперечення проти опрацювання даних чи поки ці дані не будуть видалені з профілю, залежно від того, що з цього станеться раніше).

У зв’язку з роботою соціальних мереж може відбуватися профілювання користувача, тобто творення профілю, що містить інформацію про зацікавлення чи певні риси користувача. Деякі функції, які умовжливлюють надавачі соціальних мереж, дають змогу зводити персональні дані користувачів і використовувати їх для статистики чи зведень, які Фонд може потім використовувати для відповідного підбирання контенту, який пропонується користувачам. Разом із тим ми інформуємо, що рішення, що спиратимуться на створені профілі, не будуть прийматися автоматизовно.

Хто може мати доступ до даних?

Дані, накопичені Фондом завдяки іконкам-посиланнями соціальних мереж, а також за допомогою профілів у соціальних мережах, будуть опрацьовувати також надавачі цих соціальних мереж як співадміністратори даних, з метою і в такий спосіб, як це прописано в їхніх політиках конфіденціності. Ці дані можуть опрацьовувати поза Європейськю економічною зоною (ЄЕЗ), при чому надавачі соціальних мереж забезпечують дотримання Вашої конфіденційності у випадку опрацювання даних поза ЄЕЗ. Додаткову інформацію щодо конфіденційності шукайте в політиках конфіденційності надавачів.

Окрім того, персональні дані, які Ви вказуєте як публічні на своїх порталах у соціальних мережах, можуть бути доступними для необмеженого кола осіб, зокрема й для читачів у країнах поза Європейською економічною зоною (ЄЕЗ). Оскільки ми не маємо впливу на дані, який Ви публікуєте в соціальних мережах, ми просимо розумно ставитися до поширення даних.

ПОЛІТИКА COOKIES

Що таке Cookies?

Файли Cookies (т.зв. «печиво») — це інформаційні дані, зокрема текстові файли, які зберігаються на кінцевому пристрої користувача інтернет-сторінки та призначені для використання з інтернет-сторінок. Більше інформації про файли «Cookies» можна знайти за посиланням: https://www.aboutcookies.org/ або https://wszystkoociasteczkach.pl/.

Як і чому Фонд використовує Cookies?

У межах своєї інтернет-сторінки Фонд використовує постійні, функціональні Cookies, які дозволяють запам’ятовувати Ваші налаштування сайту, а також аналітичні Cookies, які надають зовнішні суб’єкти, які відповідальні виключно за технологію Cookies.

Щоб отримати інформацію про те, які Cookies розповсюджуються на інтернет-сторінці Фонду, слід переглянути налаштування браузера, яким Ви користуєтеся, щоб заходити на наш сайт.

Ми не об’єднуємо операційних даних та інформації, що міститься в Cookies, із жодними іншими даними, які залишаються в нашому користуванні чи до яких ми можемо мати доступ.

Управління Cookies.

Ви можете змінювати налаштування щодо управління Cookies. Браузер дає можливість усунути Cookies, які були збережені раніше. Якщо Ви не хочете, щоб Cookies зберігалися на Вашому пристрої в майбутньому, Ви можете змінити налаштування браузера. Але повідомляємо, що відключення чи обмеження користування Cookies, необхідних для збереження преференцій, може ускладнити, а в крайніх випадках — унеможливити користування нашою інтернет-сторінкою (напр., спричинити ситуацію, коли Ви щоразу муситимете обирати мову, якою читатимете сайт Фонду).

ІНФОРМАЦІЯ ЩОДО ОПРАЦЮВАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ В ОКРЕМИХ ПРОЦЕСАХ, ЯКІ РЕАЛІЗОВУЄ ФОНД

I. Опрацювання персональних даних у грантових і партнерських проєктах, які реалізує Фонд — інформація для Заявників (контактних осіб і представників Заявників).

Мета опрацювання персональних даних — здійснити набір заяв у рамках грантового конкурсу чи набір партнерських заявок, тобто:

уможливити подачу заявки про фінансування у рамках грантового конкурсу чи набору партнерських заявок, а також контакт із Заявником;
проаналізувати й оцінити проєктну заявку й обрати тих, хто отримає фінансування.

Дані, які опрацьовуються, включають: ім’я і прізвище та рід занять контактної особи чи представника Заявника, адреса для кореспонденції, номер телефону, назва і реєстраційні дані організації, інформація про ключових осіб у реалізації проєкту (роль і зона відповідальності).

Надання Заявником контактних даних, а також даних осіб, які представляють організацію, є необхідною умовою для проведення набору заяв. Надання інших даних добровільне.

Дані опрацьовуються на підставі згоди, а також для цілей законних інтересів Фонду на підставі ст. 6, пар. 1 f) GDPR до моменту оцінки заявки й обрання тих, хто отримає фінансування, а після цього — протягом періоду, необхідного для запобігання ймовірних звинувачень Фонду, а також для доведення, що Фонд дотримується норм, зокрема пов’язаних зі ст. 5, пар. 2 GDPR (як і на підставі ст. 6, пар. 1 f) GDPR).

Дані надаватимуться членам Комісії чи Колегіям з оцінювання заявок. Членами Колегій можуть бути також представники донаторів, таких як Міністерство закордонних справ, Європейська комісія та інші польські чи закордонні державні й приватні особи.

На підставі ст. 15-22 GDPR Ви маєте такі права: посилання.

Якщо у зв’язку з набором грантових чи партнерських заявок Ви передаєте Фонду дані інших фізичних осіб, Вам слід пам’ятати, що Ви, згідно зі ст. 14 GDPR, зобов’язані повідомити цим особам про катерогію та мету опрацювання їхніх даних, про надання доступу до персональних даних Предаставництву, а також поінформувати цих осіб про їхні права.

Обов’язок інформування скасовується у випадку хоча б одного з винятків, перелічених у ст. 14, пар. 5 GDPR.

II. Опрацювання персональних даних у грантових і партнерських проєктах, які реалізує Фонд.

Інформація для Грантоотримувачів, Партнерів (контактних осіб і представників Грантоотримувачів та Партнерів), а також Бенефіціарів.

Мета опрацювання персональний даних:

проведення підготовчої роботи перед укладанням договору, а після його укладання — реалізація договору і грантового/партнерського проєкту, зокрема моніторинг проєктної діяльності;
обов’язкове звітування та оцінювання проєкту;
виконання інших обов’язків, покладених на Фонд, зокрема тих, які вимагаються податковим і бухгалтерським законодавством;
запобігання ймовірних звинувачень, зокрема пов’язаних із реалізацією принципу доведення дотримання норм, що випливає зі ст. 5, пар. 2 GDPR.

Дані, що опрацьовуються, можуть включати:

у випадку контактних осіб: ім’я, прізвище, електронна адреса, номер телефону, адреса, інша інформація, необхідна для реалізації проєктної діяльності;
у випадку осіб, уповноважених представляти юридичну особу: ім’я, прізвище й посада в організації, а з метою проведення процесу перевірки у зв’язку з нормами про протидію відмиванню грошей, фінансуванню тероризму й організованої злочинності, антикорупційними нормами й нормами, що стосуються санкційних режимів, запроваджених на території Республіки Польща, ще й номер PESEL чи інший рівнозначний національний ідентифікаційний номер, дата народження, адреса проживання, громадянства, інформація про статус реального бенефіціара в організації;
у випадку осіб, залучених у реалізацію проєкту з боку Грантоотримувача чи Партнера: ім’я і прізвище, електронна адреса, номер телефону, адреса проживання чи здійснення професійної діяльності, дані щодо професійного досвіду й освіти, а також інша інформація, необхідна для реалізації проєктної діяльності;
у випадку Грантоотримувачів/Партнерів, які є фізичними особами, дані опрацьовуються на таких підставах: з метою проведення підготовчої роботи перед укладанням договору та для реалізації договору, в якому суб’єкт даних є стороною — ст. 6, пар. 1 b) GDPR, з огляду на законодавчий обов’язок адміністратора — ст. 6 пар. 1 c) GDPR, у зв’язку з нормами щодо податку на прибуток від фізичних, соціального страхування, а також з огляду на законний інтерес Фонду як адміністратора (реалізація статутної діяльності, запобігання ймовірним звинуваченням, зокрема пов’язаних із реалізацією принципу доведення дотримання норм, що випливають зі ст. 5, пар. 2 GDPR — ст. 6, пар. 1 f) GDPR);
у випадку осіб, які представляють Грантоотримувачів/Партнерів, а також у випадку Бенефіціарів, дані опрацьовуються з огляду на законний інтерес Фонду як адміністратора (реалізація статутної діяльності, запобігання ймовірним звинуваченням, зокрема пов’язаних із реалізацією принципу доведення дотримання норм, що випливають зі ст. 5, пар. 2 GDPR, реалізація договору й грантового/партнерського проєкту, зокрема моніторинг проєктної діяльності, необхідне звітування, оцінювання проєкту, забезпечення зв’язку з Грантоотримувачем/Партнером, запобігання ймовірним звинуваченням, зокрема пов’язаним із реалізацією принципу доведення дотримання норм, що випливає зі ст. 5, пар. 2 GDPR) — ст. 6, пар. 1 f) GDPR);
у випадку Бенефіціара Фонд може додатково опрацьовувати дані спеціальних категорій, які стосуються Бенефіціара, тобто дані, які розкривають політичні погляди, світогляд. Ці дані будуть опрацьовуватися на підставі чіткої згоди Бенефіціара, тобто на підставі ст. 9, пар. 2 а) GDPR.

На підставі ст. 15-22 GDPR Ви маєте такі права: посилання.

Якщо Ви Грантоотримувач/Партнер, і Ви передаєте дані інших фізичних осіб (Бенефіціарів, інших осіб, пов’язаних із реалізацією проєкту), Вам слід пам’ятати, що Ви, згідно зі ст. 14 GDPR, зобов’язані повідомити цим особам про катерогію та мету опрацювання їхніх даних, про надання доступу до персональних даних Предаставництву, а також поінформувати цих осіб про їхні права.

Обов’язок інформування скасовується у випадку хоча б одного з винятків, перелічених у ст. 14, пар. 5 GDPR.

У випадку передачі даних третіх осіб, спосіб опрацювання даних цих осіб регулюється в Грантових чи Партнерських договорах, згідно з нормами GDPR.

III. Опрацювання персональних даних у рамках подачі заявки на спостережні місії, навчання, курси й інші події, які організовує Фонд — інформація для Кандидатів і Учасників.

Етап набору Кандидатів на події

Метою опрацювання персональних даних Кандидатів на спостережні місії, навчання, курси й інші події, які організовує Фонд, є організація та проведення набору на ці події, тобто надання можливості подати заявку на участь у події.

Дані, які опрацьовуються, можуть включати ім’я, прізвище, дату народження, електронну адресу, дані, які стосуються громадянства, інформацію про організацію, посаду в організації, номер телефону, адресу, дані про професійний досвід, навчання.

Дані опрацьовуються: на підставі отриманої згоди під час подання заявки на подію (ст. 6, пар. 1 а) GDPR), до моменту її відкликання чи до завершення набору Кандидатів на подію. Дані надаються членам Комісії, яка здійснює відбір Кандидатів.

Етап реалізації події — опрацювання даних Учасників події

Мета опрацювання персональних даних Учасників подій:

організація події та надання Учасникові можливості взяти участь у події, організованій Фондом;
підбиття фінансових зобов’язань по факту участі в події;
запобігання ймовірним звинуваченням, зокрема пов’язаним із реалізацією принципу доведення дотримання норм, що випливає зі ст. 5, пар. 2 GDPR.

Далі дані опрацьовуються на таких підставах: з метою проведення підготовчої роботи перед укладанням договору, а також його реалізації, стороною в якому є суб’єкт даних (ст. 6, пар. 1 b) GDPR), з огляду на законодавчий обов’язок Фонду як адміністратора (ст. 6 пар. 1 c) GDPR, у зв’язку з нормами податкового й бухгалтерського законодавства), а також з огляду на законний інтерес адміністратора (ст. 6, пар. 1 f) GDPR — у формі забезпечення зв’язку з Учасником та запобігання ймовірним звинуваченням, зокрема пов’язаних із реалізацією принципу доведення дотримання норм, що випливають зі ст. 5, пар. 2 GDPR).

Дані будуть надані суб’єктам, залученим у реалізацію подій, зокрема донаторам, міжнародним організація, польським за іноземним неурядовим організаціям, в обсязі, необхідному для реалізації події на період, не довший, ніж завершення звітного періоду й підбиття фінансових зобов’язань, якщо правила й вимоги донатора не передбачають довшого періоду опрацювання Фондом даних. Дані можуть надаватися також аудиторам та державним органам, уповноваженим проводити контроль.

На підставі ст. 15-22 GDPR Ви маєте такі права: посилання.

IV. Ведення справ про виконання замовлення в рамках законодавства про державні закупівлі (ЗДЗ)

Ваші персональні дані будуть опрацьовуватись на підставі ст. 6 пар. 1 c) GDPR з метою ведення справ про виконання державного замовлення, а також укладання договору, а правовою підставою їхнього опрацювання є законодавче зобов’язання застосовувати формальні процедури виконання державних замовлень, яке лежить на Фонді.

Дані, які підлягають опрацюванню, можуть включати ім’я, прізвище, дату народження, електронну адресу, дані щодо громадянства, інформацію про організацію, посаду в організації, номер телефону, адресу, дані, які стосуються професійного досвіду, освіти, дані банківського рахунку та іншу інформацію, необхідність якої випливає з ЗДЗ.

Адресатами Ваших персональних даних будуть особи чи інституції, яким буде надана документація процесу згідно зі ст. 18 і ст. 74 ЗДЗ.

Ваші персональні дані будуть опрацьовуватись відповідно до ст. 78, пар. 1 ЗДЗ протягом 4 років від дня закінчення процесу виконання замовлення. Термін зберігання даних може бути довшим, якщо строк дії договору перевищує 4 роки чи донатор вимагає довшого періоду зберігання документації.

Надання персональних даних, які прямо стосуються Вас, вимагається нормами закону ЗДЗ, що пов’язано з участю в процесі виконання державного замовлення; наслідки ненадання певних персональних даних визначені в законі ЗДЗ.

На підставі ст. 15-22 Ви маєте такі права: посилання, за винятком тих, які не мають тут застосування:

право на видалення персональних даних (у зв’язку зі ст. 17, пар. 3 b), d) чи e) GDPR);
право на перенесення персональних даних, про які йдеться у ст. 20 GDPR;
право заперечити проти опрацювання персональних даних (на підставі ст. 21 GDPR).

Якщо для потреб проведення процесу Ви передаєте дані інших фізичних осію, Вам слід пам’ятати, що Ви, згідно зі ст. 14 GDPR, зобов’язані повідомити цим особам про катерогію та мету опрацювання їхніх персональних даних, про надання доступу до персональних даних Предаставництву, а також поінформувати цих осіб про їхні права.

Обов’язок інформування скасовується у випадку хоча б одного з винятків, перелічених у ст. 14, пар. 5 GDPR.

V. Ведення справ про виконання замовлення в інших випадках, ніж ЗДЗ

Ваш персональні дані будуть опрацьовуватись на підставі ст. 6 пар. 1 c) GDPR у поєднанні з нормами закону про державні фінанси — з метою ведення справ про виконання замовлення в запланований, ощадливий, ефективний і ретельний спосіб, ст. 6 пар. 1 b) GDPR — з метою проведення підготовчої роботи перед укладанням договору, а потім для його укладання, і на підставі ст. 6 пар. 1 f) GDPR — для законного інтересу адміністратора (забезпечення фінансової звітності перед донатором).

Щодо адресатів Ваших персональних даних Фонд керується відповідно нормами ст. 18 та ст. 74 закону ЗДЗ в межах, описаних у Політиці виконання замовлень у Представництві для забезпечення чіткості і прозорості процесів.

Ваші персональні дані будуть опрацьовуватися протягом 5 років від дня завершення процесу виконання замовлення, а якщо строк дії договору перевищує 5 років, період зберігання даних триває увесь час дії договору.

Надання персональних даних, які прямо стосуються Вас, необхідне для реалізації мети, що полягає в процесі виконання замовлення; наслідки ненадання певних персональних даних визначені в Політиці виконання замовлень у ФМС.

На підставі ст. 15-22 Ви маєте такі права: посилання, за винятком тих, які не мають тут застосування:

право на видалення персональних даних (у зв’язку зі ст. 17, пар. 3 b), d) чи e) GDPR);
право на перенесення персональних даних, про які йдеться у ст. 20 GDPR;
право заперечити проти опрацювання персональних даних (на підставі ст. 21 GDPR).

VI. Опрацювання даних у процесі набору Кандидатів у працівники і осіб для співпраці

Мета опрацювання даних:

проведення процесу набору працівників та осіб для співпраці, а також укладання трудових відносин чи співпраці на умовах цивільно-правового договору.

Дані, які підлягають опрацюванню, можуть включати ім’я, прізвище, дані, які стосуються професійного досвіду, освіти, контактні дані, іншу інформацію, добровільно вказану в резюме та інших документах (напр., мотиваційному листі), наданих Фонду.

Персональні дані в процесі набору майбутніх працівників опрацьовуються на таких підставах: опрацювання необхідне для виконання законного зобов’язання адміністратора (6 пар. 1. c) GDPR) у зв’язку з відповідними нормами Трудового кодексу, з метою підготовчої роботи перед укладанням договору та його реалізації, однією зі сторін у якому є суб’єкт даних (6 пар. 1. b) GDPR), для законного інтересу адміністратора (6 пар. 1. f) GDPR — запобігання звинуваченням, гарантування фінансової звітності). У випадку надання згоди на опрацювання даних під час наступних рекрутацій, дані опрацьовуються на підставі 6 пар. 1. а) GDPR.

Персональні дані в процесі набору осіб для співпраці опрацьовуються на таких підставах: з метою підготовчої роботи перед укладанням договору та його реалізації, однією зі сторін у якому є суб’єкт даних (6 пар. 1. b) GDPR), для законного інтересу адміністратора (6 пар. 1. f) GDPR — запобігання звинуваченням, гарантування фінансової звітності). У випадку надання згоди на опрацювання даних під час наступних рекрутацій, дані опрацьовуються на підставі 6 пар. 1. а) GDPR.

Доступ до Ваших даних мають уповноважені працівники Представництва.

Дані піддаються опрацюванню протягом періоду, необхідного для проведення набору та запобігання від ймовірним звинуваченням, а також, у випадку надання згоди — під час чергових наборів.

На підставі ст. 15-22 GDPR Ви маєте такі права: посилання.

VII. Опрацювання персональних даних працівників

Ваші персональні дані як працівника підлягають опрацюванню на таких підставах: опрацювання необхідне для виконання законного зобов’язання адміністратора (ст. 6 пар. 1 c) GDPR) у поєднанні з нормами зокрема Трудового кодексу, податкових норм, соціального страхування, з метою проведення підготовчої роботи перед укладанням договору та для реалізації договору, однією зі сторін якого є суб’єкт даних (art. 6 ust. 1 lit. b) GDPR), і для законного інтересу адміністратора (ст. 6 пар. 1 f) GDPR — запобігання ймовірним звинуваченням, забезпечення фінансової звітності).

Доступ до Ваших персональних даних надається уповноваженим працівникам Представництва, а також згідно з тим, як це вимагається на підставі договорів та норм законодавства — донатору, іншим установам та інстисуціям, уповноваженим проводити контроль на підставі законів, а також аудиторам тією мірою, якою це вимагається для проведення аудиту. З Вашого відома та Вашої згоди дані можуть надаватися також іншим юридичним особам, напр., освітнім фірмам для проведення навчання.

Ваші дані зберігаються протягом 50 років на підставі ст. 6 пар. 1 c) GDPR.

На підставі ст. 15-22 GDPR Ви маєте такі права: посилання.

VIII. Опрацювання персональних даних осіб, із якими Фонд співпрацює

Персональні дані осіб, які співпрацюють із Фондом, підлягають опрацюванню на таких підставах: опрацювання необхідне для виконання законного зобов’язання адміністратора (ст. 6 пар. 1 c) GDPR) у поєднанні з нормами зокрема податкових норм, соціального страхування, з метою проведення підготовчої роботи перед укладанням договору та для реалізації договору, однією зі сторін якого є суб’єкт даних (art. 6 ust. 1 lit. b) GDPR), і для законного інтересу адміністратора (ст. 6 пар. 1 f) GDPR — запобігання ймовірним звинуваченням, забезпечення фінансової звітності).

Доступ до Ваших персональних даних надається уповноваженим працівникам Представництва, а також згідно з тим, як це вимагається на підставі договорів та норм законодавства — донатору, Управлінню соціального страхування, іншим установам та інстисуціям, уповноваженим проводити контроль на підставі законів, а також аудиторам тією мірою, якою це вимагається для проведення аудиту. З Вашого відома та Вашої згоди дані можуть надаватися також іншим юридичним особам, напр., освітнім фірмам для проведення навчання.

Ваші дані зберігаються протягом 50 років на підставі ст. 6 пар. 1 c) GDPR.

На підставі ст. 15-22 GDPR Ви маєте такі права: посилання.

IX. Опрацювання даних у зв’язку з процедурою викриття (повідомлення про порушення й захисту викривачів)

Надання даних у процедурі повідомлення про порушення (процедурі «викриття») необов’язкове, а нижченаведені правила стосуються ситуацій, коли викривач надав свої дані.

Ваші персональні дані опрацьовуються з метою:

проведення аналізу отриманого повідомлення та здійснення розслідування згідно з процедурами, затвердженими у Фонді, а також загальнообов’язковими нормами законодавства, зокрема з законом від 1 березня 2018 року про запобігання відмивання коштів та фінансування тероризму — правовою підставою є реалізація законодавчого зобов’язання щодо запровадження процедури повідомлення працівниками чи іншими особами, які здійснюють діяльність на користь Фонду, існуючих чи потенційних порушень норм для законного інтересу Фонду, яким є протидія порушень (ст. 6, пар. 1 c) у поєднанні зі ст. 6, пар. 1 f) GDPR);
викриття та зменшення порушень, пов’язаних із діяльністю Фонду, а також здійснення розслідування. Правовою підставою опрацювання є законний інтерес Фонду (ст. 6, пар. 1 f) GDPR), що полягає в захисті матеріальних інтересів Фонду від потенційних порушень;
з’ясування обставин та розслідування Фондом ймовірних звинувачень чи захисту від таких звинувачень. Правовою підставою опрацювання є законний інтерес адміністратора даних (ст. 6, пар. 1 f) GDPR), що полягає в наданні можливості з’ясувати обставини, розслідувати чи захиститися від звинувачень.

Ваші дані можуть надаватися таким суб’єктам:

суб’єктам і органам, уповноваженим опрацьовувати ці дані на підставі норм закону;
суб’єктам, яким Фонд доручив виконання роботи, пов’язаної з його діяльністю, зокрема компаніям, що здійснюють програмне забезпечення, а також суб’єктам, які надають послуги архівації та знищення документації.

Ваші персональні дані будуть зберігатися до моменту закінчення розслідування. Після закінчення розслідування дані можуть зберігатися до моменту закінчення строку давності звинувачень, пов’язаних із завершеним розслідуванням.

На підставі ст. 15-22 GDPR Ви маєте такі права: посилання.