Zanim zaprosimy do Polski

10 rzeczy, o których warto pomyśleć zapraszając partnerów do Polski

 Dla niektórych partnerów przyjazd do Polski to daleka wyprawa do innego świata. Zanim rozpoczniemy organizację ich przyjazdu odpowiedzmy sobie na kilka pytań:
  • Czy zapraszane osoby mają paszporty? Czy potrzebują wizy do Polski? Czy to ich pierwszy zagraniczny wyjazd? Czy podróżowali po Europie?
  • Czy Polska jest dla naszych gości krajem egzotycznym. To jest czy wydany w języku polskim przewodnik po kraju naszych gości jest pełen wskazówek dotyczących odmienności obyczaju, kultury, kuchni?

1) Wielu naszych partnerów potrzebuje wizy.

  • Sprawdźmy czy paszporty zapraszanych osób są ważne kilka miesięcy od planowanego powrotu (bezpiecznie: 6 miesięcy)?
  • Wyślijmy zaproszenie na firmówce naszej organizacji z pełnymi danymi osobowymi oraz informacją o naszej organizacji, terminie i celu przyjazdu, informacją jakie koszty pokrywamy (np. przejazd, zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie…) ew. z informacją o sponsorze (MSZ).
  • Kopię zaproszenia wyślijmy faxem lub mailem do właściwego konsulatu. Na pewno nie zaszkodzi.
  • Jeżeli w konsulacie jest bardzo długa (kilka tygodni) kolejka po wizy, a NIE Z NASZEJ WINY nie mogliśmy wysłać zaproszenia wcześniej, poprośmy Konsula RP o pomoc wyjaśniając sytuację. Nie zapomnijmy podziękować!

2) Ubezpieczenie konieczne jest do uzyskania wizy jest też gwarancją, że w przypadku niespodziewanej choroby nie narazimy się na horrendalne koszty np. leczenia szpitalnego.

3) Kupując bilety skonsultujmy się z osobami, które podróżowały na tej trasie. Jaka droga jest najbezpieczniejsza (unikajmy wysyłania Tadżyków przez Moskwę a Egipcjan przez Tel-Awiw), jakie linie lotnicze oferują najlepsze ceny? A może rozsądnym wariantem jest przelot w niedalekie miejsce i dojazd samochodem/koleją, wynajęcie busa…

4) Jeśli mamy gości, którzy mogą wzbudzać większe zainteresowanie służb granicznych (np. jako obywatele krajów z których wiele osób przedłuża pobyt) wyślijmy faksem do Służby Granicznej (bezpośrednio na właściwe przejście) informację z listą osób oraz informacja o celu i dacie przyjazdu.

5) Przed przyjazdem wyślijmy gościom informację o przewidywanej pogodzie oraz telefony alarmowe (do koordynatora).

6) Jeśli zapraszamy osoby z kraju, jakim była Polska 20 lat temu (ludzie żyli za mniej niż 1$ dziennie) zadbajmy o rozsądne kieszonkowe oraz nie bardzo krępujące zakwaterowanie. Starajmy się unikać sytuacji, w których koszt trzydniowego zakwaterowania stanowi równowartość rocznych wydatków rodziny, a kawa w hotelowej restauracji pół pensji nauczyciela.

7) Zaraz po przyjeździe wyposażmy gości w pełną informację dotyczącą noclegu, programu z kim kontaktować się w razie zgubienia, problemów itd. Kwestie finansowe (zwrot za bilety, diety itp.) załatwmy w miarę możliwości pierwszego dnia.

8) Pamiętajmy o gościnności. Poinformowanie mailem, że po przylocie masz złapać taksówkę i zameldować się w hotelu X może zaskoczyć partnerów, gdzie gościnność jest ciągle ważnym elementem kultury. Jeśli dla Waszych gości to pierwsza wizyta w Polsce (a jeszcze bardziej jeśli w Europie) koniecznie spotkajmy ich na stacji, lotnisku, zawieźmy do hotelu, upewnijmy się, że mają wszystko czego potrzebują.

9) Jeśli to możliwe szukajmy zakwaterowania odpowiedniego dla naszych gości. Wariantów jest wiele: hotel, mieszkanie w rodzinie, akademik, wynajęcie apartamentu (przy dłuższych pobytach doskonałe rozwiązanie – tańsze niż hotel, z wyposażoną kuchnią, która pozwala na samodzielne przygotowanie posiłków).

10) Polskie jedzenie bywa egzotyczne. Nie zaczynajmy od serwowania flaków i żętycy. Postarajmy się, w miarę możliwości, by serwować posiłki odpowiadające potrzebom gości (wegetariańskie, halal…).

Jeśli o czymś zapomniałem – komentujcie

Krzysztof Stanowski

PS. Planując program zadbajmy, by nasi goście w czasie pobytu mieli w czasie wolnym lub w ramach programu okazję zobaczyć kawałek Polski. Wyślijmy  ich z rówieśnikami – wolontariuszami do muzeum, przejdźmy się po Starówce, zorganizujmy warsztat w lokalnej organizacji pozarządowej, odwiedźmy wiejską szkołę…